Optimierung
Absatzformate anlegen und verwenden
Welche Absatzformate?
Bei größeren Dokumenten ist es auch in Word absolut sinnvoll, Absatzformate zu verwenden.
Welche Absatzformate im Dokument zur Verfügung stehen zeigt der Absatzformatkatalog:
Für Überschriften stehen schon die Standardformate Überschrift1-Überschrift3 zur Verfügung, die man nach seinen eigenen Bedürfnissen anpassen kann.
Weiterhin sollte man – je nach Inhalten des Dokuments – eigene Absatzformate für Aufzählungen, eingerückten Text, Bildlegenden, Tabellentitel etc. definieren.
Wie das ausgehend vom Absatzformat Standard geht, zeigt folgendes Kapitel:
Absatzformat anlegen
Analog zum beim Beispiel für Aufzählungsformate in Framemaker können Sie auch in Word ausgehend vom Absatzformat „Standard“ folgende Formatierung manuell vornehmen.
Während der Cursor im neu formatierten Absatz steht öffnen Sie das Fenster Formatvorlagen und Formatierungen.
Klicken Sie auf Neue Formatvorlage. Das folgende Fenster öffnet sich.
Geben Sie im Feld Name einen Namen für die neue Formatvorlage ein und speichern Sie anschließend mit Klick auf OK. Word legt jetzt eine neue Formatvorlage mit den Einstellungen des aktuellen Absatzes an.
Absatzformate verwenden
Setzen Sie den Cursor in den zu formatierenden Absatz und klicken Sie dann im Formatvorlagenkatalog auf das Format das Sie zuweisen wollen.
Absatzformate für Überschriften anpassen
Aus den Standardformaten für Überschriften (Überschrift1-Überschrift3) kann automatisch ein Inhaltsverzeichnis generiert werden.
Sie sollten diese Formate daher verwenden und nach Ihren Bedürfnissen anpassen:
- Weisen Sie einem Absatz das anzupassende Überschriftenformat zu.
- Passen Sie das Format dann nach Ihren Bedürfnissen an.
Interessant kann dabei vor allem das Anlegen einer Nummerierung mit der Menüfunktion Format->Nummerierung und Aufzählungszeichen sein.
Im folgenden Beispiel ist eine Nummerierung für den aktuellen Absatz mit Format Überschrift 1 angelegt worden.
Diese Nummerierung kann man jetzt auf alle mit Überschrift 1 formatierten Absätze wie folgt übertragen:
- Suchen Sie den Eintrag Überschrift1 im Formatvorlagenkatalog.
- Klicken Sie am rechten Rand des Eintrags auf den Pfeil für das Ausklappmenü und wählen Sie Aktualisieren, um der Auswahl anzupassen.
Sonderzeichen nutzen
Oft ist es wünschenswert bestimmte Zeichenfolgen in einer Zeile zusammen zu halten. Das gilt für Zahlen mit Einheiten (z.B. 8 kg) genauso wie für feststehende Begriffe wie z.B. Adobe Indesign.
Wenn Sie nicht wünschen, dass DIN EN 15038-1 in zwei verschiedenen Zeilen steht, dann können Sie umbruchgeschützte Leerzeichen und Bindstriche einfügen.
Ein umbruchgeschütztes Leerzeichen fügen Sie mit Strg+Umschalt+Leerzeichen ein, einen umbruchgeschützten Bindestrich mit Strg+Umschalt+-.
Das sieht dann in Word so aus:
Vorteil: diese Zeichen bleiben bei der Übersetzung erhalten. Sie müssen also nach erfolgter Übersetzung nicht mehr alle Vorkommen solcher Zeichenfolgen darauf prüfen, ob sie unerwünscht umgebrochen wurden.
